Государственная корпорация, где проходил проект, объединяет более 700 организаций в 60 регионах страны, работающих в различных высокотехнологичных отраслях промышленности. Масштаб и структура корпорации задают определенные требования к управлению финансовыми процессами: операции проходят через несколько уровней ответственности и контроля, а принимаемые решения должны основываться на унифицированных и сопоставимых данных.

Для решения этих задач в госкорпорации поэтапно развивалась автоматизированная система управления финансовой и закупочной деятельностью «Единое корпоративное казначейство 2.0» (ЕКХ 2.0). Финальным этапом последовательной автоматизации бизнес-процессов стало внедрение процесса по управлению банковскими гарантиями.

Для банковских гарантий единый подход особенно важен: их условия, срок действия и связанные с ними обязательства необходимо контролировать на протяжении всего жизненного цикла заключаемого договора. Поэтому одной из задач развития подсистемы ЕКХ 2.0 стало создание сквозного процесса управления банковскими гарантиями — с унифицированными документами, условиями и цепочками бизнес-процессов, возможностью контроля данных на разных уровнях управления и доступом к актуальной информации для всех участников процесса.

Результатом совместной работы экспертов госкорпорации «Ростех» и 1С-ПЕРСПЕКТИВЫ стал единый цифровой контур управления банковскими гарантиями, который охватывает два взаимосвязанных направления — работу с договорами (рамочными и разовыми) и управление их финансовыми условиями, объединяет три управленческих уровня и ключевые функциональные блоки вертикально интегрированной корпорации.

• Реализован единый цифровой жизненный цикл управления банковскими гарантиями

В системе реализованы взаимосвязанные цепочки документов для формирования банковских гарантий как по рамочным, так и по разовым договорам. Система поддерживает изменение условий договора (в том числе уменьшение размера банковской гарантии), исполнение обязательств по договору, раскрытие банковской гарантии и закрытие договора. Благодаря связи документов в цепочке бизнес-процесса данные не приходится заново собирать на каждом этапе. Утвержденная заявка становится основанием для договора, а договор — для дальнейшего учета гарантии и расчетов по договору. Связь между документами позволяет увидеть историю финансового инструмента от возникновения потребности до завершения обязательств.

• Настроены многоуровневые маршруты согласования и инструменты автоматического контроля

Маршруты согласования заявок формируются с учетом параметров сделки и организационного уровня. Ключевые условия проходят вертикальное согласование, а сами договоры — согласование внутри организации по действующим правилам договорной работы. Статус «Утвержден» устанавливается только после завершения всех обязательных этапов согласования документа. Перед отправкой документов система проверяет полноту и корректность реквизитов, остаток лимита по рамочным договорам банковской гарантии и прочие условия. Блокирующие контроли не позволяют продолжить процесс, пока критичная ошибка не будет исправлена. Для корпорации это означает единообразие выполнения корпоративных регламентов и снижение риска согласования неполного или противоречивого пакета данных.

• Реализован выбор наиболее эффективного варианта по предоставлению гарантии

В заявке на банковскую гарантию пользователь может зафиксировать несколько конкурентных предложений банков, привести их к унифицированному набору параметров и выбрать приоритетный вариант по предоставлению гарантии. Для анализа предложений от банков формируется печатная форма «Конкурентный лист», в которой видны не только условия по приоритетному варианту, но и альтернативы. Это дает согласующим понятное обоснование выбора и делает решение по финансовому инструменту более прозрачным: сравнение сохраняется в системе и остается частью истории заявки на банковскую гарантию.

• Унифицированы финансовые условия и графики расчетов

Для вознаграждений и комиссий, штрафов и пеней, платы за вынужденное отвлечение средств реализованы унифицированные параметры в схемах расчета. Графики расчетов также формируются в унифицированном формате, причем график можно как создать вручную, так и загрузить из шаблона. Система сопоставляет сумму по схеме расчета с графиком и проверяет, соответствует ли график расчета сроку действия договора. Таким образом реализованы единые правила описания финансовых условий, что снижает риск расхождений между условиями договора и данными графика расчетов.

• Реализованы унифицированные отчеты по банковским гарантиям

Для руководителей и профильных подразделений реализованы: отчеты по документарным операциям и договорам, форма сравнения изменений между версиями договора, конкурентный лист и выгрузка данных в установленном формате. В результате информация о банковских гарантиях становится доступна в сопоставимом виде на уровне организаций, холдингов и всей корпорации.

Проект доказал, что автоматизация процесса управления банковскими гарантиями дает ожидаемо высокий эффект именно тогда, когда заявка, договор, финансовые условия, график платежей и фактическое исполнение обязательств по договору рассматриваются как единый процесс. Реализация сквозной логики решения превращает систему с набором данных в рабочий аналитический инструмент для экспертов казначейства и основу для принятия своевременных управленческих решений.